Μόλις τελειώσατε το 10ο meeting αυτής της εβδομάδας μέσω διαδικτύου και αντί να νιώθετε ευχάριστα από τις ιδέες και τον ποιοτικό χρόνο που περάσατε με τους συναδέλφους σας, νιώθετε εξαντλημένοι. Και όσο σκέφτεστε ότι το απόγευμα θα κάνετε βιντεοκλήση με τους φίλους σας, θέλετε να το ακυρώσετε. Αν η σκέψη ότι πρέπει να προσέχετε 10 ανθρώπους να μιλούν ταυτόχρονα μέσω διαδικτύου σας κάνει να θέλετε να απομονωθείτε σε ένα απομονωμένο νησί, τότε πιθανότατα να έχετε κόπωση από τα meetings.
Τι ακριβώς προκαλεί την κόπωση από τα meetings;
Υπάρχει πράγματι η «κόπωση των τηλεδιασκέψεων»; Και πώς σχετίζεται η τηλεργασία; Η επιστήμη έχει επιτέλους μια συγκεκριμένη απάντηση να μας δώσει. Τα εργαστήρια Human Factors της Microsoft διεξήγαγαν πειράματα στα οποία παρακολουθούσαν και κατέγραφαν τα εγκεφαλικά κύματα των ανθρώπων που εργάζονται δια ζώσης και μέσω διαδικτύου. Οι ερευνητές έκαναν δύο σημαντικές ανακαλύψεις:
Advertisment
– Η εξ αποστάσεως συνεργασία είναι νοητικά πιο απαιτητική από την δια ζώσης.
– Τα διαδικτυακά meetings είναι πιο στρεσογόνα και κουραστικά από την επικοινωνία άλλου είδους (όπως μέσω emails).
Επιπροσθέτως, είναι δυσκολότερο να αντιληφθούμε στοιχεία επικοινωνίας (γλώσσα του σώματος) κατά τη διάρκεια των τηλεδιασκέψεων. Στη φυσική συνάντηση, η ανατροφοδότηση είναι άμεση και ξεκάθαρη, ενώ στο ψηφιακό περιβάλλον η δυσκολία στο σήμα, στον ήχο και οι άσχετοι θόρυβοι μπορούν να καταστρέψουν τη ροή της επικοινωνίας. Μπορεί να επηρεάζουν ακόμα και το πώς οι άλλοι άνθρωποι μας αντιλαμβάνονται.
Advertisment
Άλλωστε, γνωρίζουμε ήδη πια από πρώτο χέρι πόση πίεση ασκούν οι οθόνες στα μάτια μας. Η πολύωρη ενασχόληση με οθόνες προκαλεί συμπτώματα όπως πονοκέφαλο, θολή όραση, ξηροφθαλμία και αυχενικό πόνο. Τέλος, σε όλες τις παραπάνω δυσκολίες, έρχεται να προστεθεί και η ανισορροπία ανάμεσα στην επαγγελματική και προσωπική ζωή που έχει επέλθει ως αποτέλεσμα της τηλεργασίας.
Καταπολεμώντας την κόπωση των τηλεδιασκέψεων με 7 τρόπους
1. Δημιουργούμε μια ατζέντα θεμάτων και τη μοιραζόμαστε με όλους τους συμμετέχοντες
Οι τηλεδιασκέψεις που είναι χαώδεις, που μετακινούνται από το ένα θέμα στο άλλο χωρίς σκοπό, μας σπαταλούν χρόνο και μας εξαντλούν. Όσο πιο δομημένοι είστε, τόσο περισσότερο χρόνο γλυτώνετε και τόσο περισσότερο εμπνέετε και τους υπόλοιπους ώστε να μπουν όρια.
2. Είμαστε επιλεκτικοί με το ποιους προσκαλούμε
Για λιγότερο στρεσογόνα και πιο αποτελεσματικά meetings, αν είναι στο χέρι σας, κρατήστε τα ολιγομελή. Όσους περισσότερους ανθρώπους προσθέτουμε σε μια συνάντηση, τόσο περισσότεροι περισπασμοί προστίθενται.
3. Περιορίζουμε τη διάρκεια ενός meeting
Ας είμαστε ρεαλιστές: όλοι θα κουραστούν αν μια τηλεδιάσκεψη φτάσει τα 75 λεπτά. Υπάρχει «ιδανική» διάρκεια; Όχι ακριβώς, αλλά οι περισσότερες έρευνες τείνουν στα 30 – 40 λεπτά. Αν δείτε ότι η τηλεδιάσκεψη ξεπερνά αρκετά τη μία ώρα, προσθέστε ή ζητήστε ένα μικρό διάλειμμα.
4. Κάνουμε συχνά διαλείμματα
Και μιλώντας για διαλείμματα, χρειάζεται να προσθέτουμε καθ’ όλη τη διάρκεια της ημέρας τέτοια μικρά διαστήματα. Μια δημοφιλής τεχνική είναι εκείνη των 20-20-20. Για να μειώσετε την πίεση στα μάτια, κάντε διάλειμμα κάθε 20 λεπτά, κοιτώντας μακριά σε απόσταση 20 ποδιών (6 μέτρα) για 20 δευτερόλεπτα. Κι όταν λέμε διάλειμμα, δεν εννοείται εδώ να σηκωνόμαστε από το γραφείο και να πηγαίνουμε στο κινητό τηλέφωνο, προτιμήστε μια σύντομη βόλτα ή μια δραστηριότητα εντός σπιτιού.
5. Μειώνουμε τον ενοχλητικό θόρυβο
«Ακούει κανείς άλλος αυτό το θόρυβο;», «Τι κάνει έτσι, το μικρόφωνό μου;», «Ακούγεται κάποιο κινητό να χτυπά;» Τέτοιες ερωτήσεις είναι συνηθισμένες κατά τη διάρκεια μιας τηλεδιάσκεψης και συνεισφέρουν στην κόπωση. Προτείνουμε λοιπόν όποιος δεν μιλά να κλείνει το μικρόφωνο, συστήνουμε επίσης απομόνωση κατά τη διάρκεια της τηλεδιάσκεψης εντός του σπιτιού και οι υπόλοιπες συσκευές και προγράμματα να μπαίνουν στην αθόρυβη λειτουργία.
6. Όπου είναι δυνατό, αποφεύγουμε τα meetings
Όπως αναφέρθηκε ήδη, η έρευνα της Microsoft έδειξε ότι οι τηλεδιασκέψεις είναι νοητικά πιο κουραστικές από την αποστολή emails. Γι’ αυτό αν κάνει μπορεί να ειπωθεί με διαφορετικό τρόπο, επιλέγουμε αυτόν και μειώνουμε τις εβδομαδιαίες συναντήσεις ώστε να είναι και πιο ποιοτικές.
7. Κοινωνικοποιούμαστε με τους συναδέλφους εκτός των τηλεδιασκέψεων
Ένας άλλος λόγος που οι τηλεδιασκέψεις μπορεί να τραβούν σε χρόνο είναι επειδή είναι η μοναδική μας πλέον ευκαιρία να κοινωνικοποιηθούμε με τους συναδέλφους μας, τους οποίους πριν βλέπαμε καθημερινά. Γι’ αυτό το λόγο, δοκιμάστε να δημιουργήσετε κοινωνικές δραστηριότητας εκτός εργασιακού πλαισίου για να παραμείνετε σε επαφή μαζί τους.
Μια άλλη πρόταση είναι να προσπαθήσουμε να θέσουμε όρια σε όσους μένουν στο ίδιο σπίτι μαζί με εμάς. Πολλές φορές, εξαντλούμαστε κι από το άγχος μήπως κάποιος διακόψει ή ενοχλήσει τη διαδικασία της τηλεδιάσκεψης (ειδικά αν έχουμε παιδιά). Ένας καλός τρόπος για να το αποφύγουμε είναι να έχουμε έναν συγκεκριμένο χώρο μέσα στο σπίτι, ο οποίος θα είναι αποκλειστικά γι’ αυτό το σκοπό και θα έχουμε επικοινωνήσει καθαρά σε όλους ότι όποτε βρισκόμαστε εκεί, κανείς δεν μας ενοχλεί μέχρι να τελειώσουμε.
Πηγή:
www. krisp.ai/blog/meeting-fatigue
